System zarządzania hotelem USALI AFT – narzędzie wspomagające zarządzanie hotelem, transferujące dane księgowe na format USALI, automatyzacja hotelu i automatyzacja procesów biznesowych

Do dyspozycji naszych Klientów oddajemy profesjonalnie opracowaną aplikację USALI AFT funkcjonującą zgodnie z formatem USALI XI Edycja i wspomagającą zarządzanie Hotelem. Umożliwia ona tworzenie w prosty sposób budżetów hotelu oraz porównanie ich z aktualnymi wynikami, a także z wynikami minionego roku obrachunkowego. Aplikacja pozwala na pracę w polskiej lub angielskiej wersji językowej.

Program do zarządzania hotelem AFT współpracuje z dowolnym programem finansowo-księgowym oraz programami: recepcyjnym, gastronomicznym i SPA. Minimalnym wymogiem współpracy jest możliwość eksportu danych z systemów do pliku Excel lub csv. USALI AFT istnieje w wersji jedno- lub wielostanowiskowej. W wersji wielostanowiskowej szefowie działów mają bezpośrednią możliwość uczestniczenia w procesie tworzenia budżetu swoich działów oraz w analizie osiąganych wyników. Dostęp do określonego modułu systemu użytkownicy uzyskują zgodnie z przyznanymi im uprawnieniami. Dla prawidłowego funkcjonowania aplikacji w wersji jednostanowiskowej konieczne jest posiadanie pakietu Windows Office 2010 lub nowszego na komputerze użytkownika, natomiast w wersji wielostanowiskowej aplikacja jest instalowana na serwerze, który powinien posiadać co najmniej tyle licencji dostępowych CAL do serwera ilu będzie użytkowników oraz co najmniej tyleż samo licencji Excela 2010 w wersji sieciowej lub nowszego na komputerach użytkowników.  

Dzięki AFT użytkownik uzyskuje pełną informację zarządczą w postaci tabel wynikowych, wskaźników operacyjnych i wykresów, co pozwala na pełną analizę działalności operacyjnej Hotelu i podejmowanie szybkich decyzji. Narzędzie posiada rozbudowany system wizualizacji wyników oraz wylicza większość podstawowych wskaźników działalności operacyjnej jak:

·       zajętość (OCC);

·       średnia cena (ARR);

·       RevPAR;

·       koszty zużycia surowca (Food cost - FC i Beverage Cost - BC);

·       wskaźniki rentowności poszczególnych departamentów operacyjnych;

·       Gross Operating Profit (GOP);

·       koszty osobowe w %

W każdym Hotelu z którym rozpoczynamy współpracę, analizujemy możliwości generowania, obiegu i dostępu do informacji, począwszy od systemów operacyjnych (recepcyjnych, gastronomicznych, SPA), Zakładowego Planu Kont, indywidualnych rozwiązań zapisanych w Polityce Rachunkowości, możliwości transferu danych do systemu finansowo-księgowego (F-K) oraz jakości danych w wygenerowanej przez F-K „obrotówce”.

Proponowane przez nas zmiany przy wdrażaniu USALI AFT stanowią ewolucyjne i niezbędne uzupełnienia do stosowanych w Hotelu rozwiązań (zmiany w rejestracji sprzedaży, rozszerzenia interfejsów, uzupełnienia w planie kont) zgodnie z technicznymi uwarunkowaniami programowymi i zasobami kadrowymi obiektu.

Wspieramy Hotel na każdym etapie zmian: współpracy z dostawcami oprogramowania operacyjnego, przy projektowaniu interfejsów do F-K, przygotowywaniu Zakładowego Planu Kont, szkolimy managerów z zasad USALI, budżetowania, analizy wykonania budżetu, przygotowujemy dokumentację finansowo-księgową, procedury finansowe i kontroli finansowo-operacyjnej.

Nasze działanie charakteryzuje pełna elastyczność zgodnie z dewizą: oprogramowanie dla hotelu, system informacyjny w hotelu USALI AFT ma służyć do efektywnego podejmowania decyzji zarządczych opartych na optymalnej i wiarygodnej informacji i przyczyniać się do maksymalizacji wyniku finansowego Hotelu.   

USALI AFT jako oprogramowanie dla hoteli jest narzędziem intuicyjnym. Jego przyjazny interfejs w postaci schematu organizacyjnego Hotelu pozwala w sposób łatwy poruszać się po obszarach wyników, analiz, wykresów i budżetów. Dane zawsze prezentowane są w układzie zgodnym ze strukturą organizacyjną hotelu.

Systemy predykcyjne dla firm dla hoteli

Schematy blokowe (moduły hotelowe) są definiowane zgodnie z nazwami własnymi i strukturą organizacyjną. Służą przedstawieniu budżetów lub wyników i są połączone z „obrotówką” systemu finansowo-księgowego lub innych systemów Hotelu poprzez klawisz „Import danych”.

Po zakończeniu danego roku obrotowego, za pośrednictwem jednego klawisza „przeniesienie sald do historii”, dane z wykonania bieżącego roku, zapisywane są jako dane historyczne roku ubiegłego oraz czyszczone dane w arkuszach do budżetowania.

Poprzez naciśnięcie dowolnego klawisza z nazwą departamentu, np. „POKOJE” otrzymujemy dane właściwe tylko dla tego działu. Kliknięcie klawisza poniżej np. „HK” pozwoli nam otrzymać dane właściwe wyłącznie dla Służby Pięter. Dane departamentu sumują dane przedstawione w komórkach organizacyjnych przynależnych do danego działu, zaś wyniki Hotelu sumują dane departamentów. Pełny obraz przedsiębiorstwa przedstawia zakładka „Wyniki”

Każdy z arkuszy zarówno dla Hotelu jak i poszczególnych jego departamentów wygląda podobnie. Zestawia dane porównawcze z wykonania ubiegłego roku, wartości budżetowane jak i wartości zrealizowane w roku budżetowym.

Każda negatywna rozbieżność pomiędzy budżetem a wykonaniem (np. niższe przychody od planowanych lub wyższe koszty od planowanych) jest automatycznie sygnalizowana na czerwono. Dane również przedstawione są w postaci struktury i dynamiki zmian dla danego okresu, który chcemy analizować jak i narastająco od początku roku. Zbiorczy arkusz dla Hotelu zawiera branżowe wskaźniki sprawności operacyjnej Hotelu i jego departamentów wg USALI. Każdy z arkuszy posiada wbudowaną, odpowiednio sformatowaną funkcję drukowania.

USALI Controlling Software AFT jako system hotelowy zawiera bardzo dużą ilość wbudowanych wykresów, na których graficznie zestawione są wartości z ubiegłego roku, budżetowane oraz wyniki danego roku. Wyniki te przedstawiają wartości dla danych miesięcy jak i narastająco od początku roku.

Zwłaszcza wykresy w układzie narastająco, pozwalają nam łatwo uchwycić dystans pomiędzy tym co zostało zaplanowane, a tym co uzyskano.

Usługa wdrożenia systemu zarządzania hotelem

Pełną wiedzę o korzystaniu z narzędzia użytkownicy uzyskują podczas szkoleń przeprowadzanych przez firmę SECCO. Dodatkowo po wdrożeniu, Hotel otrzymuje instrukcję obsługi USALI AFT w wersji elektronicznej. Jednocześnie Spółka SECCO sugeruje zawieranie umowy o utrzymaniu w sprawności narzędzia USALI AFT, które także obejmuje wsparcie w zakresie informacji o funkcjonowaniu narzęd