USALI AFT
Aplikacja USALI AFT funkcjonuje zgodnie z formatem USALI XII Edycja i wspomagając zarządzanie Hotelem. Umożliwia ona tworzenie w prosty sposób budżetów hotelu oraz porównanie ich z aktualnymi wynikami, a także z wynikami minionego roku obrachunkowego. Aplikacja pozwala na pracę w polskiej lub angielskiej wersji językowej.
Program do zarządzania hotelem AFT współpracuje z dowolnym programem finansowo-księgowym oraz programami: recepcyjnym, gastronomicznym i SPA. Minimalnym wymogiem współpracy jest możliwość eksportu miesięcznych danych z w/w systemów w postaci Zestawienia Obrotów i Sald (system finansowo-księgowy) oraz Raportu Managera (PMS) do pliku Excel lub csv. USALI AFT istnieje w wersji jedno- lub wielostanowiskowej. W wersji wielostanowiskowej szefowie działów mają bezpośrednią możliwość uczestniczenia w procesie tworzenia budżetu swoich działów oraz w analizie osiąganych wyników. Dostęp do określonego modułu systemu użytkownicy uzyskują zgodnie z przyznanymi im uprawnieniami. Dla prawidłowego funkcjonowania aplikacji w wersji jednostanowiskowej konieczne jest posiadanie pakietu Windows Office 2010 lub nowszego na komputerze użytkownika, natomiast w wersji wielostanowiskowej aplikacja jest instalowana na serwerze, który powinien posiadać co najmniej tyle licencji dostępowych do serwera ilu będzie użytkowników oraz co najmniej tyleż samo licencji Excela 2010 w wersji sieciowej lub nowszego na komputerach użytkowników.
Dzięki AFT użytkownik uzyskuje pełną informację zarządczą w postaci tabel wynikowych, wskaźników operacyjnych i wykresów, co pozwala na pełną analizę działalności operacyjnej Hotelu i podejmowanie szybkich decyzji. Narzędzie posiada rozbudowany system wizualizacji wyników oraz wylicza większość podstawowych wskaźników działalności operacyjnej jak:
- zajętość (OCC);
- średnia cena (ARR);
- RevPAR;
- koszty zużycia surowca (Food cost - FC i Beverage Cost - BC);
- wskaźniki rentowności poszczególnych departamentów operacyjnych;
- Gross Operating Profit (GOP);
- koszty osobowe w %
W każdym Hotelu, analizujemy możliwości generowania, obiegu i dostępu do informacji, począwszy od systemów operacyjnych (recepcyjnych, gastronomicznych, SPA), Zakładowego Planu Kont, indywidualnych rozwiązań zapisanych w Polityce Rachunkowości, możliwości transferu danych do systemu finansowo-księgowego (F-K) oraz jakości danych w wygenerowanej przez F-K „obrotówce”.
Proponowane przez nas zmiany przy wdrażaniu USALI AFT stanowią ewolucyjne i niezbędne uzupełnienia do stosowanych w Hotelu rozwiązań (zmiany w rejestracji sprzedaży, rozszerzenia interfejsów, uzupełnienia w planie kont) zgodnie z technicznymi uwarunkowaniami programowymi i zasobami kadrowymi obiektu.
Wspieramy Hotel na każdym etapie zmian: współpracy z dostawcami oprogramowania operacyjnego, przy projektowaniu interfejsów do F-K, przygotowywaniu Zakładowego Planu Kont, szkolimy managerów z zasad USALI, budżetowania, analizy wykonania budżetu, przygotowujemy dokumentację finansowo-księgową, procedury finansowe i kontroli finansowo-operacyjnej.
Nasze działanie charakteryzuje pełna elastyczność zgodnie z dewizą: oprogramowanie dla hotelu, system informacyjny w hotelu USALI AFT ma służyć do efektywnego podejmowania decyzji zarządczych opartych na optymalnej i wiarygodnej informacji i przyczyniać się do maksymalizacji wyniku finansowego Hotelu.
USALI AFT jako oprogramowanie dla hoteli jest narzędziem intuicyjnym. Jego przyjazny interfejs w postaci schematu organizacyjnego Hotelu pozwala w sposób łatwy poruszać się po obszarach wyników, analiz, wykresów i budżetów. Dane zawsze prezentowane są w układzie zgodnym ze strukturą organizacyjną hotelu.
Systemy predykcyjne dla hoteli
Schematy blokowe (moduły hotelowe) są definiowane zgodnie z nazwami własnymi i strukturą organizacyjną. Służą przedstawieniu budżetów lub wyników i są połączone z Zestawieniem Obrotów i Sald systemu finansowo-księgowego lub innych systemów Hotelu poprzez klawisz „Import danych”.
Po zakończeniu danego roku obrotowego, za pośrednictwem jednego klawisza „przeniesienie sald do historii”, dane z wykonania bieżącego roku, zapisywane są jako dane historyczne roku ubiegłego oraz czyszczone dane w arkuszach do budżetowania.
Poprzez naciśnięcie dowolnego klawisza z nazwą departamentu, np. „POKOJE” otrzymujemy dane właściwe tylko dla tego działu. Kliknięcie klawisza poniżej np. „HK” pozwoli nam otrzymać dane właściwe wyłącznie dla Służby Pięter. Dane departamentu sumują dane przedstawione w komórkach organizacyjnych przynależnych do danego działu, zaś wyniki Hotelu sumują dane departamentów. Pełny obraz przedsiębiorstwa przedstawia zakładka „Wyniki”
Każdy z arkuszy zarówno dla Hotelu jak i poszczególnych jego departamentów wygląda podobnie. Zestawia dane porównawcze z wykonania ubiegłego roku, wartości budżetowane jak i wartości zrealizowane w roku budżetowym.
Każda negatywna rozbieżność pomiędzy budżetem a wykonaniem (np. niższe przychody od planowanych lub wyższe koszty od planowanych) jest automatycznie sygnalizowana na czerwono. Dane również przedstawione są w postaci struktury i dynamiki zmian dla danego okresu, który chcemy analizować jak i narastająco od początku roku. Zbiorczy arkusz dla Hotelu zawiera branżowe wskaźniki sprawności operacyjnej Hotelu i jego departamentów wg USALI. Każdy z arkuszy posiada wbudowaną, odpowiednio sformatowaną funkcję drukowania.
USALI AFT zawiera bardzo dużą ilość wbudowanych wykresów, na których graficznie zestawione są wartości z ubiegłego roku, budżetowane oraz wyniki danego roku. Wyniki te przedstawiają wartości dla danych miesięcy jak i narastająco od początku roku.
Zwłaszcza wykresy w układzie narastająco, pozwalają nam łatwo uchwycić dystans pomiędzy tym co zostało zaplanowane, a tym co uzyskano.
Usługa wdrożenia systemu zarządzania hotelem
Pełną wiedzę o korzystaniu z narzędzia użytkownicy uzyskują podczas szkoleń przeprowadzanych przez firmę SECCo. Dodatkowo po wdrożeniu, Hotel otrzymuje instrukcję obsługi USALI AFT w wersji elektronicznej. Jednocześnie Spółka SECCo sugeruje zawieranie umowy o utrzymaniu w sprawności narzędzia USALI AFT, które także obejmuje wsparcie w zakresie informacji o standardzie.
System zarządzania hotelem USALI AFT
System USALI AFT to aplikacja dedykowana kadrze menedżerskiej i właścicielom hoteli do planowania budżetów oraz kontroli wyników. Narzędzie służy do symulacji i analizy efektywności funkcjonowania obiektu, pozwalając na optymalizację działań operacyjnych w oparciu o twarde dane finansowe.ie dedykowane kadrze menedżerskiej i właścicielom hoteli do planowania budżetów oraz kontroli kosztów. Narzędzie służy do symulacji i analizy efektywności funkcjonowania obiektu, pozwalając na optymalizację działań operacyjnych w oparciu o twarde dane finansowe.
Korzyści główne systemu AFT
- Standaryzacja Sprawozdania Operacyjnego zapewniająca pełną porównywalność wyników między okresami i różnymi obiektami.
- Precyzyjne śledzenie zysku operacyjnego brutto (GOP) z podziałem na departamenty takie jak Pokoje, Gastronomia, SPA czy administrację.
- Szczegółowe raportowanie wynagrodzeń i świadczeń zgodnie z 12 edycją standardu USALI, co zwiększa transparentność kosztów pracy.
- Możliwość zestawienia wyników obiektu z aktualnymi normami branżowymi oraz konkurencją poprzez benchmarking.
- Monitorowanie zużycia mediów i kosztów gospodarki odpadami w ramach raportowania zrównoważonego rozwoju.
Na czym polega wdrożenie standardu USALI
Proces obejmuje konfigurację modułów analitycznych, mapowanie kont księgowych, kodów transakcyjnych oraz szkolenie personelu z zakresu funkcjonowania aplikacji.
Wdrożenie standardu z wykorzystaniem narzędzia AFT ułatwia realizację wymogów zawartych w umowach o zarządzanie (management agreements) oraz umowach franczyzowych. System ujednolica strukturę raportowania dla wszystkich departamentów operacyjnych i nieoperacyjnych w strukturze firmy.
Wymierne wyniki i wsparcie inwestorskie
- Automatyczne wyliczanie kluczowych wskaźników takich jak OCC, ADR, RevPAR, TrevPAR oraz GOP i EBITDA.
- Dostarczanie wiarygodnych informacji o faktycznej rentowności obiektu i jego departamentów.
- Skrócenie czasu przygotowania miesięcznych raportów finansowych o 20–40%.
Słowniczek pojęć hotelarskich
USALI (Uniform System of Accounts for the Lodging Industry) to międzynarodowy standard rachunkowości zarządczej dedykowany branży hotelarskiej, nazywany biblią księgowych hotelowych.
- GOP (Gross Operating Profit): Zysk operacyjny brutto, będący kluczowym wskaźnikiem efektywności zarządzania hotelem przed uwzględnieniem kosztów stałych.
- Revenue Management: Strategiczne zarządzanie przychodami wspierane przez precyzyjną analitykę sprzedaży.
- Budżetowanie: Proces planowania przychodów i kosztów na podstawie danych historycznych i predykcji rynkowych.
Podsumowanie
Skontaktuj się z naszymi doradcami, aby zamówić prezentację systemu USALI AFT i dopasować narzędzia analityczne do potrzeb Twojego hotelu.
Zaawansowane funkcje symulacji i planowania scenariuszowego
Jedną z kluczowych odpowiedzi na pytanie, jakie możliwości ma system USALI AFT, jest funkcja tworzenia zaawansowanych symulacji finansowych typu „what-if”. Narzędzie pozwala menedżerom na testowanie różnych wariantów budżetowych i prognozowanie wpływu decyzji operacyjnych (np. zmiany strategii cenowej lub wzrostu kosztów energii) na finalny wynik GOP. Dzięki temu właściciele hoteli mogą przygotować się na zmienną koniunkturę rynkową, operując na modelach odzwierciedlających realne zmiany, a nie tylko na szacunkowych założeniach.
Automatyzacja kontrolingu i integracja z zewnętrznymi bazami danych
System USALI AFT wykracza poza ramy statycznego arkusza kalkulacyjnego, oferując szerokie możliwości automatyzacji procesów kontrolingowych. Oprogramowanie pozwala na sprawne importowanie danych z różnych systemów FK, PMS i POS, eliminując ryzyko błędów ręcznego wprowadzania informacji oraz oszczędzając czas działu finansowego. Możliwości systemu obejmują również generowanie dynamicznych dashboardów zarządczych, które wizualizują trendy w poszczególnych centrach zysków, ułatwiając szybką identyfikację obszarów wymagających optymalizacji lub interwencji menedżerskiej.
Standaryzacja raportowania i zgodność z międzynarodowymi normami
Istotnym atutem systemu USALI AFT jest pełna zgodność z międzynarodowym standardem raportowania USALI (Uniform System of Accounts for the Lodging Industry), co umożliwia porównywanie wyników finansowych obiektu zarówno w czasie, jak i na tle konkurencji. Dzięki ujednoliconej strukturze informacji oraz precyzyjnemu przypisaniu kosztów i przychodów do odpowiednich centrów operacyjnych, zarządzający hotelem zyskują transparentny obraz rentowności poszczególnych działów. Standaryzacja ta wspiera również procesy raportowania do inwestorów, instytucji finansowych oraz operatorów sieciowych, zwiększając wiarygodność danych i ułatwiając podejmowanie decyzji strategicznych opartych na spójnych, porównywalnych wskaźnikach finansowych.
Precyzyjna analiza rentowności poszczególnych centrów zysku
Analizując to, jakie możliwości ma system USALI AFT , nie sposób pominąć funkcji głębokiej analityki poszczególnych departamentów hotelowych. Aplikacja pozwala na rygorystyczne przypisywanie przychodów i kosztów do konkretnych centrów zysku, takich jak pokoje, gastronomia, czy SPA, zgodnie ze światowym standardem USALI. Dzięki temu menedżerowie zyskują klarowny obraz rentowności każdej jednostki operacyjnej z osobna, co umożliwia precyzyjne wyliczanie marży operacyjnej i eliminowanie nieefektywnych obszarów, które w tradycyjnym zestawieniu zbiorczym mogłyby pozostać niezauważone.
Zaawansowany benchmarking i porównywanie wyników z rynkiem
Kolejnym istotnym aspektem funkcjonalności systemu jest możliwość zestawienia bieżących wyników obiektu z danymi historycznymi i budżetami. System USALI AFT dostarcza narzędzi do monitorowania kluczowych wskaźników efektywności (KPI), w ujednoliconym formacie raportowania. Taka standaryzacja sprawia, że porównywanie wyników między różnymi obiektami w ramach jednej sieci hotelowej lub na tle konkurencji staje się proste i miarodajne, stanowiąc solidną podstawę do budowania długofalowej przewagi konkurencyjnej.
Bezpieczeństwo danych i wielopoziomowe zarządzanie uprawnieniami
W dobie cyfryzacji procesów finansowych system USALI AFT kładzie szczególny nacisk na bezpieczeństwo przechowywanych informacji oraz kontrolę dostępu do wrażliwych raportów. Oprogramowanie oferuje mechanizmy autoryzacji, które pozwalają na definiowanie ról użytkowników i ograniczanie widoczności danych finansowych do wybranych działów lub szczebli menedżerskich.